Responsable del Tratamiento
- Responsable
- Julio Cesar Arroyave Carmona
- Documento
- CC 1036631870
- Cargo
- Fundador
- Ciudad
- Envigado, Colombia
- Correo de privacidad
- julioce_ing@hotmail.com
- Teléfono
- +57 300 340 2370
- Canal de soporte
- WhatsApp (+57 300 340 2370)
- Sitio web
- https://kluvo.co
1. Objeto
Esta Política establece los criterios, principios y procedimientos bajo los cuales Julio Cesar Arroyave Carmona, identificado con CC 1036631870, en calidad de Fundador , en adelante “Kluvo”, realiza el Tratamiento de datos personales en el marco de sus actividades y de la prestación del servicio de software como servicio (SaaS) Kluvo, de conformidad con el derecho fundamental de Hábeas Data y la normativa colombiana aplicable.
Kluvo actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales que recolecta directamente para sus propios fines y como Encargado del Tratamiento respecto de los datos personales que las organizaciones clientes administran mediante la plataforma, de acuerdo con lo establecido en la sección 4 de esta Política.
Kluvo es una plataforma SaaS multiempresa orientada a la gestión de negocios y organizaciones que pueden administrar, según los módulos contratados, membresías, clientes, citas, clases, torneos, eventos, paquetes de evento, alquiler de equipos, inventario, colaboradores, colaboradores de eventos, pagos, deudas y movimientos de caja.
2. Marco normativo
Esta Política se adopta teniendo en cuenta, entre otras, las siguientes disposiciones:
- Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y demás disposiciones constitucionales aplicables.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012.
- Decreto 1377 de 2013, en lo que permanezca vigente y resulte aplicable.
- Decreto 1074 de 2015, en materia de protección de datos personales.
- Reglamentación, instrucciones y circulares vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
- Las demás normas que modifiquen, adicionen o sustituyan las anteriores.
3. Definiciones
Para efectos de esta Política se aplicarán las siguientes definiciones:
- Autorización
- Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para realizar el Tratamiento de sus datos personales cuando dicha autorización sea exigida por la normativa aplicable y el consentimiento sea la base jurídica correspondiente.
- Aviso de Privacidad
- Comunicación mediante la cual se informa al Titular sobre la existencia de la Política de Tratamiento de Información, las finalidades del Tratamiento, los derechos que le asisten y los mecanismos para consultarla.
- Base de Datos
- Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato Personal
- Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Sensible
- Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede dar lugar a discriminación. Se consideran, entre otros, aquellos que revelan información relacionada con la salud, datos biométricos, orientación sexual, origen racial o étnico, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a organizaciones sindicales y demás categorías establecidas por la normativa aplicable.
- Encargado del Tratamiento
- Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento
- Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular
- Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento
- Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, consulta, supresión, transmisión o transferencia.
- Transmisión
- Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por cuenta del Responsable.
- Transferencia
- Operación mediante la cual el Responsable o Encargado envía los datos personales a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera de Colombia.
4. Roles de Kluvo
4.1 Kluvo como Responsable del Tratamiento
Kluvo actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales que recolecta directamente para sus propios fines, incluyendo los datos de las personas que crean o administran cuentas en Kluvo, representantes y contactos con los que mantiene una relación comercial o contractual, visitantes de sus canales digitales y demás Titulares respecto de los cuales Kluvo determine las finalidades y medios del Tratamiento.
Entre estos datos pueden encontrarse aquellos necesarios para:
- Crear y administrar cuentas.
- Gestionar la relación contractual y comercial.
- Prestar el servicio.
- Gestionar suscripciones y pagos.
- Atender solicitudes de soporte.
- Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio.
- Garantizar la seguridad de la plataforma.
- Cumplir obligaciones legales.
Cuando los datos personales sean suministrados por una organización cliente para la administración de sus propios clientes, miembros, colaboradores, proveedores u otros Titulares vinculados con su operación, se aplicará lo establecido en la sección 4.2.
4.2 Kluvo como Encargado del Tratamiento
Cuando una organización cliente registra en Kluvo los datos de sus propios clientes, miembros, colaboradores, docentes, colaboradores de eventos, proveedores u otros Titulares relacionados con su operación, dicha organización actúa como Responsable del Tratamiento, la persona registrada es el Titular y Kluvo actúa como Encargado del Tratamiento.
En estos casos, Kluvo realiza el Tratamiento por cuenta de la organización cliente y de acuerdo con las finalidades, instrucciones documentadas y condiciones establecidas por dicho Responsable, el contrato celebrado entre las partes y el correspondiente Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA).
La organización cliente determina las finalidades para las cuales recolecta y utiliza los datos, los datos que requiere para su operación, los mecanismos de información y, cuando corresponda, la obtención de las autorizaciones o demás bases jurídicas requeridas, así como la atención de las solicitudes de los Titulares relacionadas con sus propias bases de datos.
Kluvo, como Encargado, implementará las medidas razonables de seguridad y confidencialidad que correspondan, facilitará al Responsable la información y asistencia que razonablemente requiera para el cumplimiento de sus obligaciones y colaborará en la atención de las solicitudes de los Titulares, incidentes de seguridad y demás requerimientos relacionados con el Tratamiento, de acuerdo con el contrato, el DPA y la normativa aplicable.
Por tanto, los avisos de privacidad y las autorizaciones que correspondan a los Titulares de una organización cliente deberán identificar a dicha organización como Responsable del Tratamiento y no a Kluvo.
Kluvo no utilizará los datos personales administrados por una organización cliente para finalidades propias e independientes de las instrucciones del Responsable, salvo cuando exista una obligación legal que le imponga un Tratamiento específico o una base jurídica independiente que permita dicho Tratamiento.
5. Titulares y categorías de datos
Dependiendo de la relación con Kluvo y de la operación de las organizaciones clientes, podrán tratarse las siguientes categorías de datos:
5.1 Usuarios y administradores de Kluvo
Podrán tratarse datos como:
- Nombre y apellidos.
- Número y tipo de identificación.
- Correo electrónico.
- Número de teléfono.
- Credenciales o medios de autenticación.
- Rol y permisos.
- Información relacionada con la administración de la cuenta.
- Datos asociados a la relación contractual.
5.2 Representantes y contactos de organizaciones clientes
Podrán tratarse datos como:
- Nombre.
- Número y tipo de identificación.
- Cargo.
- Correo electrónico.
- Teléfono.
- Información comercial.
- Información necesaria para la relación contractual y de suscripción.
5.3 Visitantes y contactos de canales digitales
Podrán tratarse:
- Datos suministrados voluntariamente por el Titular.
- Información de contacto.
- Datos técnicos necesarios para seguridad y funcionamiento.
- Información relacionada con solicitudes o comunicaciones realizadas a Kluvo.
5.4 Datos ingresados por organizaciones clientes
Cuando Kluvo actúe como Encargado, las organizaciones clientes podrán registrar, de acuerdo con sus propias necesidades, funcionalidades contratadas y responsabilidades, información como:
- Nombre.
- Número y tipo de identificación.
- Teléfono.
- Correo electrónico.
- Fecha de nacimiento.
- Dirección.
- Información de clientes y miembros.
- Notas relacionadas con la prestación del servicio.
- Información de colaboradores y docentes.
- Información de colaboradores de eventos.
- Información de proveedores.
- Información relacionada con pagos.
- Información relacionada con deudas.
- Información relacionada con citas, clases, eventos y demás actividades gestionadas mediante la plataforma.
- Información transaccional relacionada con la operación de la organización.
Estos datos son tratados por Kluvo por cuenta de la organización Responsable y no convierten a Kluvo en Responsable de dichos datos por el solo hecho de almacenarlos o procesarlos en la plataforma.
La organización cliente deberá determinar los datos que recolecta y tratará de acuerdo con sus propias finalidades, necesidades y obligaciones legales.
6. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes
Las organizaciones clientes deberán prestar especial atención cuando recolecten o administren datos que puedan tener carácter sensible.
La información relacionada con salud, datos biométricos u otras categorías que tengan carácter sensible deberá manejarse de acuerdo con las reglas especiales establecidas por la normativa colombiana.
Las organizaciones clientes deberán evitar la recolección innecesaria de datos sensibles y deberán contar con el fundamento jurídico correspondiente, proporcionar la información requerida al Titular y obtener la autorización cuando esta sea legalmente exigible y corresponda al tratamiento realizado.
Cuando se traten datos de niños, niñas o adolescentes, la organización Responsable deberá cumplir las reglas especiales aplicables, procurar que el Tratamiento responda a su interés superior y respetar sus derechos fundamentales.
Kluvo, cuando actúe como Encargado, tratará estos datos conforme a las instrucciones documentadas de la organización Responsable y a las obligaciones legales aplicables.
7. Finalidades cuando Kluvo es Responsable
Cuando Kluvo actúe como Responsable del Tratamiento, podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades:
- Crear y administrar cuentas y accesos.
- Prestar, administrar y mantener el servicio SaaS.
- Gestionar suscripciones, pagos, facturación, soporte y relación contractual.
- Enviar comunicaciones operativas, administrativas, de seguridad y relacionadas con el servicio.
- Atender solicitudes, consultas, peticiones, quejas y reclamos.
- Prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados y otros riesgos de seguridad.
- Mantener la seguridad, disponibilidad, integridad y funcionamiento de la plataforma.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
- Gestionar procesos administrativos, contables y financieros relacionados con la prestación del servicio.
- Realizar análisis estadísticos y agregados para evaluar y mejorar el funcionamiento del servicio, procurando evitar la identificación individual cuando ello sea posible.
- Ejercer los derechos de Kluvo y defender sus intereses dentro del marco legal aplicable.
- Realizar otras actividades compatibles con la relación existente entre Kluvo y el Titular, siempre que estén permitidas por la normativa aplicable.
8. Finalidades cuando Kluvo es Encargado
Cuando Kluvo actúe como Encargado del Tratamiento, tratará los datos personales por cuenta de la organización Responsable y para las finalidades que esta determine, de acuerdo con el contrato, el DPA y las instrucciones documentadas aplicables.
Entre las actividades que Kluvo podrá realizar como Encargado se encuentran:
- Almacenar y organizar la información dentro del entorno asignado a la organización.
- Permitir la operación de los módulos contratados y habilitados.
- Generar reportes operativos solicitados por la organización.
- Procesar información necesaria para la gestión de clientes, membresías, citas, clases, eventos, alquileres, inventario, pagos, deudas, colaboradores y movimientos de caja, según las funcionalidades utilizadas por la organización.
- Realizar copias de respaldo y actividades necesarias para mantener la integridad, disponibilidad y seguridad de la información.
- Ejecutar las instrucciones documentadas del Responsable.
- Colaborar con el Responsable en la atención de consultas, reclamos, solicitudes de Titulares, incidentes de seguridad y requerimientos de autoridades, cuando corresponda.
- Realizar las demás operaciones necesarias para prestar el servicio contratado, siempre dentro de las instrucciones y finalidades establecidas por el Responsable.
Kluvo no utilizará los datos personales administrados por una organización cliente para mercadeo propio, perfilamiento comercial independiente, venta o cesión comercial, ni para otras finalidades propias no autorizadas por el Responsable, salvo que exista una obligación legal o una base jurídica independiente que permita dicho Tratamiento.
9. Principios aplicables al Tratamiento
Kluvo aplicará los principios establecidos en la normativa colombiana de protección de datos personales, entre ellos:
- Legalidad: el Tratamiento se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables.
- Finalidad: los datos serán tratados para finalidades legítimas, informadas y acordes con la normativa.
- Libertad: el Tratamiento se realizará con el consentimiento del Titular cuando este sea requerido legalmente, salvo las excepciones previstas por la ley.
- Veracidad o calidad: los datos deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
- Transparencia: se garantizará el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia y el Tratamiento de sus datos.
- Acceso y circulación restringida: el Tratamiento estará sujeto a los límites establecidos por la normativa.
- Seguridad: se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales al riesgo para proteger los datos.
- Confidencialidad: las personas que intervengan en el Tratamiento estarán obligadas a garantizar la reserva de la información cuando corresponda.
10. Derechos de los Titulares
Los Titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la normativa colombiana aplicable, entre ellos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar información sobre el Tratamiento realizado sobre sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización cuando esta sea exigible.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando consideren que se han vulnerado sus derechos.
- Solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de los datos cuando legalmente proceda.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos establecidos por la normativa aplicable.
Cuando Kluvo actúe como Responsable, las solicitudes relacionadas con dichos datos podrán ser presentadas directamente ante Kluvo a través de los canales indicados en esta Política.
Cuando Kluvo actúe como Encargado respecto de datos administrados por una organización cliente, el Responsable del Tratamiento será dicha organización. En estos casos, Kluvo colaborará con el Responsable para facilitar la atención de las solicitudes de los Titulares conforme al contrato, el DPA y la normativa aplicable.
11. Atención de consultas y reclamos
Los Titulares podrán presentar consultas, reclamos y demás solicitudes relacionadas con los datos personales respecto de los cuales Kluvo actúe como Responsable, a través de los siguientes canales:
- Correo
- julioce_ing@hotmail.com
- Teléfono
- +57 300 340 2370
- Canal de soporte
- WhatsApp (+57 300 340 2370)
Las consultas y reclamos se tramitarán dentro de los términos establecidos por la normativa colombiana vigente.
Cuando Kluvo actúe como Responsable, atenderá directamente las solicitudes relacionadas con los datos respecto de los cuales determine las finalidades y medios del Tratamiento.
Cuando Kluvo actúe como Encargado y la solicitud corresponda al Responsable cliente, Kluvo colaborará y canalizará la solicitud al Responsable conforme al contrato, el DPA y la normativa aplicable.
12. Seguridad de la información
Kluvo adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales al riesgo para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso, uso o Tratamiento no autorizado.
La implementación técnica de Kluvo podrá incluir, de acuerdo con la arquitectura y controles efectivamente implementados:
- Hash seguro de contraseñas mediante mecanismos apropiados.
- Autenticación y gestión de sesiones con mecanismos de seguridad apropiados.
- Segregación de información entre organizaciones.
- Control de acceso basado en roles y permisos.
- Validación de entradas.
- Controles contra abuso y solicitudes excesivas.
- Restricciones de acceso entre orígenes cuando correspondan.
- Protección de servidores y bases de datos.
- Copias de respaldo.
- Registros técnicos y de auditoría cuando correspondan.
- Controles de acceso a infraestructura.
Los controles técnicos descritos en esta Política deberán verificarse contra la implementación real antes de su publicación. Kluvo no presentará como implementada una medida de seguridad que no exista efectivamente en el servicio.
13. Proveedores y subencargados
Kluvo podrá apoyarse en proveedores tecnológicos que realicen actividades necesarias para la prestación del servicio y que, dependiendo de su función, puedan actuar como Encargados o subencargados del Tratamiento.
Entre estos podrán encontrarse proveedores de:
- Infraestructura tecnológica.
- Hosting.
- Bases de datos.
- Copias de respaldo.
- Correo electrónico transaccional.
- Servicios de seguridad.
- Monitoreo.
- Otros servicios tecnológicos necesarios para operar Kluvo.
Kluvo procurará que los proveedores que intervengan en el Tratamiento estén sujetos a obligaciones apropiadas de seguridad, confidencialidad y protección de datos, de acuerdo con la normativa y las relaciones contractuales aplicables.
Listado vigente de proveedores y subencargados relevantes
| Proveedor | Servicio | País de tratamiento |
|---|---|---|
| HostDime Group | Hosting VPS, infraestructura, base de datos, seguridad y operación del servicio Kluvo | Colombia |
14. Transmisiones y transferencias internacionales
Cuando exista Tratamiento, transmisión o transferencia de datos personales que implique acceso o Tratamiento desde fuera de Colombia, Kluvo aplicará los mecanismos y requisitos establecidos por la normativa colombiana vigente para la operación correspondiente.
Cuando Kluvo actúe como Encargado, las transmisiones o transferencias relacionadas con los datos administrados por una organización cliente se realizarán de acuerdo con las instrucciones del Responsable, las condiciones establecidas contractualmente y las obligaciones legales aplicables.
Cuando corresponda, Kluvo adoptará las medidas contractuales, técnicas y organizativas necesarias de acuerdo con la normativa aplicable a la operación específica.
16. Conservación y supresión de los datos
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades correspondientes y durante los períodos exigidos por obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, probatorias o de otra naturaleza que resulten aplicables.
Cuando Kluvo actúe como Responsable, determinará los períodos de conservación aplicables de acuerdo con las finalidades del Tratamiento y las obligaciones legales correspondientes.
Cuando Kluvo actúe como Encargado, la conservación, devolución, exportación, eliminación o bloqueo de los datos de una organización cliente se realizará de acuerdo con las instrucciones del Responsable, el contrato, el DPA y las obligaciones legales aplicables.
La terminación del servicio no implica necesariamente la eliminación inmediata de toda información cuando exista una obligación legal, contractual o probatoria que justifique su conservación.
Una vez finalizados los períodos aplicables y cuando no exista una obligación que justifique su conservación, los datos serán eliminados, anonimizados o sometidos a las medidas que correspondan según su naturaleza y las capacidades técnicas disponibles.
17. Hábeas Data y atención de solicitudes
Kluvo contará con mecanismos internos para gestionar las solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos de los Titulares, de acuerdo con su rol como Responsable o Encargado.
Cuando una solicitud corresponda a datos respecto de los cuales Kluvo actúa como Responsable, será atendida directamente por Kluvo.
Cuando la solicitud corresponda a datos respecto de los cuales Kluvo actúa como Encargado, Kluvo colaborará con la organización Responsable y pondrá a su disposición la información o asistencia necesaria, de acuerdo con el DPA, las instrucciones documentadas y la normativa aplicable.
La organización cliente conserva la responsabilidad sobre la atención sustancial de las solicitudes relacionadas con los datos respecto de los cuales actúa como Responsable.
18. Incidentes de seguridad
Kluvo contará con procedimientos internos para identificar, gestionar, documentar y responder ante incidentes de seguridad que puedan afectar datos personales.
Cuando Kluvo actúe como Encargado y un incidente pueda afectar datos administrados por una organización cliente, Kluvo informará al Responsable conforme a las condiciones establecidas en el DPA y en los términos legalmente aplicables y colaborará en las actividades de gestión y respuesta que correspondan.
Cuando Kluvo actúe como Responsable, gestionará los incidentes relacionados con sus propias bases de datos de acuerdo con sus procedimientos internos y las obligaciones legales aplicables.
19. Registro Nacional de Bases de Datos — RNBD
Kluvo cumplirá las obligaciones relacionadas con el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) cuando resulte legalmente obligado, de acuerdo con la normativa, reglamentación y criterios vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio.
La obligación de inscripción, reporte o actualización de una organización cliente será determinada por dicha organización de acuerdo con su propia situación jurídica y las obligaciones que le sean aplicables.
20. Actualización de la Política
Kluvo podrá modificar o actualizar esta Política cuando resulte necesario, incluyendo cambios derivados de modificaciones normativas, cambios en las actividades de Tratamiento, incorporación de nuevos servicios o modificaciones en los procesos internos.
Cuando se produzcan cambios sustanciales que requieran comunicación al Titular, Kluvo utilizará mecanismos razonables para informar dichos cambios.
La versión vigente de esta Política estará disponible en: https://kluvo.co/politica-de-tratamiento-de-datos
21. Vigencia
La presente Política entra en vigencia a partir de: 15 de julio de 2026.
- Responsable del Tratamiento
- Julio Cesar Arroyave Carmona
- Documento
- CC 1036631870
- Cargo
- Fundador
- Ciudad
- Envigado, Colombia
- Correo de privacidad
- julioce_ing@hotmail.com
- Teléfono
- +57 300 340 2370
- Canal de soporte
- WhatsApp (+57 300 340 2370)
- Versión
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